Il existe aujourd’hui de nombreuses technologies, services et techniques qui peuvent améliorer certains aspects de la gestion d’une flotte de véhicules. Ces solutions tentent de répondre à un grand nombre des problèmes que peut rencontrer un chef d’entreprise. À quoi devez-vous faire attention lorsque vous gérez votre flotte ? Nous vous donnons ci-dessous quelques aspects à prendre en compte.
Vérifiez soigneusement les besoins de votre entreprise
Pour commencer, il vous faut procéder à une analyse complète des besoins de votre flotte. Par exemple, quelle est l’activité de l’entreprise, quels sont les personnes qui ont besoin d’un véhicule au sein de l’entreprise, quels sont les véhicules à posséder, etc. Il vous faut également déterminer les bons outils à utiliser. Vous pourriez par exemple avoir besoin du logiciel Fastback pour automatiser et centraliser la gestion de votre flotte.
Rédigez un document de suivi de la flotte
Un document de suivi de la flotte fixe les règles pour les conducteurs et les personnes en charge de la gestion de la flotte de votre entreprise. Toutes les questions relatives à la gestion de la flotte, au fait de conduire un véhicule ou de l’entretenir doivent être présentes dans ce document. Il s’agit en quelque sorte d’un rapport complet concernant la gestion de la flotte et l’endroit où trouver les réponses concernant les véhicules de votre parc.
Dans ce document, vous pouvez par exemple avoir une section consacré aux politiques d’achats de véhicules. Spécifiez comment acheter un véhicule, à quel prix, quelles sont les caractéristiques dont tel ou tel secteur a besoin en termes d’options, de couleurs de véhicules, etc.
Vous pouvez également documenter la collecte de données. Quelles données sont collectées, comment les conducteurs seront tenus responsables de leur véhicule et pourquoi ? Les véhicules sont-ils traqués et pourquoi ? Toutes ces informations servent aux gestionnaires de votre flotte, à donner des réponses aux conducteurs et aux conducteurs à comprendre pourquoi vous faites des collectes de données.
Ayez un calendrier d’entretien détaillé
Dans le même ordre d’idée que le document de suivi de la flotte, vous devez avoir un calendrier détaillé concernant l’entretien de vos véhicules. Chaque véhicule doit avoir un carnet d’entretien afin de voir en un simple coup d’œil quand ce dernier a besoin d’une révision, d’une vidange, d’un changement de pneu, etc. De même, les conducteurs doivent savoir qui contacter et dans quelles conditions s’ils ont besoin de changer une pièce sur un véhicule ou autre.
Améliorez la sécurité de la flotte
La sécurité de la flotte et des conducteurs doit être l’une de vos priorités. Les principaux critères concernant la sécurité concernent le choix des véhicules, mais aussi des partenaires qui peuvent aider le gestionnaire de flotte à effectuer les contrôles et la maintenance. Pour cela, il est souvent recommandé de choisir un prestataire externe sur lequel, vous pouvez afin de ne rien laisser de côté concernant l’entretien des véhicules de votre flotte.
La sécurité passe bien évidemment par la gestion des conducteurs. Vous pouvez par exemple organiser quelques interventions de professionnels dans votre entreprise pour former votre personnel à rester en sécurité, qu’importe votre secteur d’activité.